System ewidencji
Systemy
Posumowanie
Dedykowany system ewidencji i raportowania stworzony dla tymczasowego ośrodka dla uchodźców, uruchomionego w pierwszych tygodniach pełnoskalowej inwazji Rosji na Ukrainę w 2022 roku.
Rozwiązanie powstało w trybie pilnym jako odpowiedź na brak dostępnych narzędzi systemowych - zastępując ręczne, papierowe karty pobytu i umożliwiając sprawne zarządzanie dużą liczbą osób w dynamicznie zmieniającej się sytuacji.
Django
PostgreSQL
JavaScript
Cel i koncepcja
- projekt systemu oparty bezpośrednio na potrzebach użytkowników (pracowników ośrodka)
- szybkie iteracje i rozwój funkcjonalności na podstawie bieżącego feedbacku
- maksymalne uproszczenie procesów w celu zwiększenia wydajności pracy i uniknięcia paraliżu operacyjnego
- wdrożenie systemu w miejsce rozwiązania papierowego w bardzo krótkim czasie
Rola i odpowiedzialność
- analiza potrzeb i projekt systemu w trybie przyspieszonym
- implementacja i wdrożenie produkcyjne
- bieżący rozwój systemu w warunkach wysokiej dynamiki
- szybkie reagowanie na zmiany (hotfixy, iteracyjne usprawnienia)
Zakres i funkcjonalności
- cyfrowa ewidencja pobytu (zastąpienie papierowych kart)
- rejestracja i zarządzanie danymi osób przebywających w ośrodku
- ewidencja dokumentów oraz ich weryfikacja
- szybka weryfikacja obecności osób w ośrodku (stan na dany moment)
- system uprawnień dostępu do danych (różne role użytkowników)
- raportowanie na potrzeby operacyjne oraz dla administracji publicznej (Urząd Wojewody)
Bezpieczeństwo i zgodność
- kontrola dostępu do danych (role i uprawnienia)
- dbałość o bezpieczeństwo danych osobowych
- zgodność z wymogami RODO oraz przepisami administracyjnymi
Efekt
Efektem było wdrożenie rozwiązania, które:
- usprawniło ewidencję i raportowanie
- znacząco odciążyło pracowników ośrodka
- umożliwiło skalowanie obsługi dużej liczby osób w krytycznym momencie